Cómo elegir las tareas que puedes delegar en un asistente virtual.

Como ya te contamos en uno de nuestros anteriores artículos, muchos gerentes o cargos intermedios no caen en la cuenta de que pueden delegar ciertas tareas que realizan sus equipos en asistentes virtuales.

Especialmente en esas épocas en las que se acumula mucho trabajo, ya sea porque su actividad va ligada a una estacionalidad en las ventas o ya sea, simplemente, por los calendarios fiscales y contables.

Sea por los motivos que sea, la cuestión es que el estrés que vive la plantilla laboral de una empresa en algunos momentos podría evitarse contratando los servicios de un asistente virtual. Pero para tomar esta decisión es necesario tener claro que efectivamente existen unas tareas que se pueden delegar en personal externo. Si no tienes muy claro cuáles son en tu caso, en este post te ayudamos a identificarlas.

Lo que te ayudará a delegar tareas en asistentes virtuales

Lo más recomendable cuando te estás planteando esta cuestión es seguir tres criterios principales: el factor humano, el grado de complejidad o especialización de las tareas y la continuidad en el tiempo de las mismas.

Delegar tareas teniendo en cuenta el factor humano

Es evidente que este es el criterio que mayor peso tiene ya que el principal cometido de contratar los servicios de un asistente virtual es precisamente el de liberar a los equipos del exceso de trabajo que sufren en ocasiones. Un exceso que suele venir acompañado de una mayor carga mental, estrés y ansiedad.

Por lo que el primer paso para identificar esas tareas a delegar sería preguntarte:

• ¿Qué tareas resultan repetitivas o tediosas para tus trabajadores y además no les aportan nada a nivel personal/profesional?
• ¿En qué tareas tu equipo de trabajo no puede realizar ninguna aportación personal/profesional al ser tareas mecánicas o automáticas?
• ¿En qué momentos del mes o año notas que tu equipo se siente más desbordado, desanimado y estresado? ¿Coincide con la realización de unas tareas extra propias de ese periodo?
• ¿Qué procesos te han hecho plantearte contratar personal adicional durante ciertos picos de producción o ventas?
• ¿Qué tareas puntuales que se repiten periódicamente cada cierto tiempo se llevan más del 20 % de la jornada de tus empleados o les obliga a aumentar sus horas diarias de trabajo?

Si respondes con sinceridad y realizando un buen análisis, encontrarás perfectamente qué procesos o tareas son susceptibles de ser delegadas en servicios de asistentes virtuales. Y no solo susceptibles, añadiríamos necesarias para que tu equipo se sienta menos estresado y se libere de gran parte de esa carga mental que tanto puede llegar a afectar a su rendimiento en ciertos momentos.

Delegar tareas teniendo en cuenta otros factores

El grado de complejidad de las tareas (se suelen delegar las que no resultan excesivamente complejas) y el que tengan una mayor o menor trayectoria en el tiempo (es mejor delegar tareas que tienden a repetirse durante un periodo medio-) son el resto de factores que tienes que sopesar y que ya dependerán más de la naturaleza de la actividad de tu empresa y del tipo de asistencia virtual que te estás planteando contratar.

En cualquier caso, desde Delegarte te ayudaremos a realizar este análisis para enfocar de la manera más correcta y efectiva la delegación de tareas y asignarte así al personal externo que necesites en cada momento. Cuenta con nuestra asesoría profesional para delegar tareas y que tu negocio vaya sobre ruedas.