¿Qué son los cuellos de botella y cómo puedes evitarlos en tu negocio?

Es inevitable que, en algún momento, en tu negocio se produzca un cuello de botella que cause la paralización o provoque cierto retraso en tu flujo habitual de producción. Pero que ocurra con relativa frecuencia o de manera casi constante es la señal de que algo está fallando. Hoy te recordamos qué son los cuellos de botella, por qué suelen producirse y, lo más importante, cuál la mejor solución para evitarlos.

¿Qué es un cuello de botella?

Un cuello de botella puede definirse como un punto de congestión que causa una parada o un retraso en el flujo de trabajo de un proceso productivo.

Suele ser un problema frecuente en los procesos productivos industriales en línea, generando un aumento de los costes de producción. Pero también puede ocurrir en la gestión de los proyectos que se realizan en una oficina, siendo normalmente más difíciles de detectar en estos ámbitos.

El principal problema de los cuellos de botella es que, aunque se producen en un punto concreto del proceso productivo, repercuten en el resto de de las fases provocando que estas también vean alterados sus ritmos de trabajo. En definitiva, un cuello de botella provoca un atasco en una cadena productiva que se dejará notar en el flujo integral del trabajo.

¿A qué se deben los cuellos de botella?

Cuando hablamos de la gestión de proyectos en una oficina, independientemente de su naturaleza, suele haber dos razones principales que originan los cuellos de botella:

Un mal desempeño de los trabajadores:

Cuando hablamos de “mal desempeño” no queremos poner en duda la capacitación de los empleados sino que, en la mayoría de los casos, nos referimos a una mala atribución de competencias, a un exceso de carga de trabajo en momentos puntuales o a la realización de muchas tareas rutinarias que impiden centrarse en aquellas que permiten avanzar en el flujo de trabajo para finalizar un proyecto. En estos casos, la responsabilidad no es de los empleados, sino de la falta de recursos y claridad.

Si como gestor o cargo intermedio detectas un cuello de botella debido al desempeño, conversa con tu equipo para comprender por qué están teniendo dificultades para sacar el trabajo en tiempo y forma. En muchas ocasiones, la contratación de una ayuda extra como la que te brindan los servicios de un asistente virtual para externalizar tareas puede ser solución tan sencilla como efectiva para poner fin al cuello de botella. ¿Habías barajado esta opción?

Sistemas de producción antiguos:

En otros casos, el uso de equipos y softwares viejos, lentos u obsoletos pueden ralentizar los flujos de trabajo y provocar un cuello de botella en los procesos. Impresoras lentas, sistemas de archivo manuales, mucha burocracia interna o un software de gestión del trabajo que no se ajusta a las necesidades del proyecto pueden ser los motivos de estos cuellos de botella. Aquí se trata de estar atento para corroborar cuál es el motivo que está detrás de un atasco en el trabajo y tomar las medidas necesarias para cambiarlo.

En todo caso, cuando una empresa sufre con frecuencia cuellos de botella en sus flujos de trabajo, valorar la contratación de un asistente virtual en esos momento siempre suele ser una buena opción para descongestionar la producción y poder volver al ritmo óptimo. En Delegarte podemos ayudarte a identificar esos problemas en los procesos productivos y ofrecerte una solución a través del trabajo de nuestros asistentes virtuales.